Vastaavatko kunnan palvelut odotuksia?

Jokainen asukas, matkailija, yritys ja yhdistys odottavat omalta kunnaltaan hyviä palveluita. Nopeasti digitalisoituvassa maailmassa hyvät palvelut tarkoittavat yhä useammin helppokäyttöisiä sähköisiä palveluita, joista hyötyvät myös kunnan työntekijät.

– Uusi sukupolvi on tottunut käyttämään monia palveluita vain digitaalisesti ja useimmiten vielä mobiililaitteilla. Asioita halutaan hoitaa virastoaukioloaikojen ulkopuolella tai eri puolelta maailmaa esimerkiksi omaisen puolesta. Kuinka hyvin tämän kasvavan käyttäjäryhmän odotuksiin kunnissa vastataan? Kosilan johtaja Juha Erkkilä kysyy.

Tilavarauspalvelu on yksi esimerkki kuntien sähköisistä palveluista ja auttaa ymmärtämään digitalisoinnin edut. Sähköinen tilavarauspalvelu mahdollistaa tilojen käyttöasteen kasvattamisen ja jatkuvan seurannan. Palvelun avulla voidaan hyödyntää usein iltaisin tyhjillään olevia tiloja ja kasvattaa kertaluontoisten varausten määrää kuormittamatta virkamiehiä.

– Monissa kunnissa tilavarausten käsittely on edelleen hajautettu useille eri virkamiehille, jotka ottavat varauksia vastaan puhelimitse tai sähköpostilla. Sähköinen tilavarauspalvelu helpottaisi kummasti kaikkien elämää, Keski-Pohjanmaan Kirjapaino Oy:n toimitusjohtaja Vesa Pihlajamaa toteaa.

KUUNTELE KUNTALAISIA JA ANNA MAHDOLLISUUS VAIKUTTAA

Kosila on erikoistunut kunta-alan ja oppilaitosten sähköisiin palveluihin. Kymmenet julkiset organisaatiot, kunnat, seutukunnat, oppilaitokset, kehitysyhtiöt ja kunnalliset liikelaitokset ovat pystyneet tehostamaan toimintaansa Kosilan ratkaisujen avulla.

– Esimerkiksi yhteinen tiedonhallinta-alusta helpottaa asioiden hoitamista. Sähköisen arkistoinnin avulla paperiversioista voidaan luopua pikkuhiljaa. Tärkeät asiat ja dokumentit löytyvät aina nopeasti, myös omalla puhelimella. Näin säästetään kaikkien työaikaa, Kosilan kehittämispäällikkö Vesa Keränen summaa.

Sähköiset palvelut mahdollistavat myös paremman vuorovaikutuksen kuntalaisten kanssa sekä kuntalaisten kuulemisen päätöksenteossa.

– Voimme esimerkiksi toteuttaa kunnan kuukausittaisen uutiskirjeen, josta tyylikäs painettu versio toimitetaan jokaisen kuntalaisen postilaatikkoon ja lisäksi uutiskirje lähetetään sähköpostilla. Sähköiseen uutiskirjeeseen voidaan luoda suora linkki kyselyyn tai palautteen antamiseen, jolloin kuntalaisten mielipide kuullaan välittömästi, Pihlajamaa kertoo.

Kunnan palveluiden digitalisoinnilla voidaan tarjota kuntalaisille ja sidosryhmille entistä parempia palveluita, säästää rahaa ja tehostaa toimintoja sekä erottua eduksi muista kunnista.

Uusien sähköisten palveluiden käyttöönotto kunnassa on Kosilan asiantuntijoiden mukaan yllättävän kohtuuhintaista. Investointi uusiin palveluihin on nopeasti kuoletettu, kun perustoimintojen automatisointi vapauttaa arvokasta työaikaa muiden tärkeiden asioiden hoitamiseen.

ÄLÄ ANNA KUNNAN YHTIÖIDEN ERKAANTUA

Useissa kunnissa on viime vuosien aikana toteutettu liiketoimintojen yhtiöittämistä. Kunnan ja sen tytäryhtiöiden välistä viestintää helpottaa tiedonhallintajärjestelmä M-Files.

– Ihannemaailmassa kaikkien dokumenttien viimeisimmät versiot löytyvät aina heti ja minua muistutetaan niihin kohdistuvista toimenpiteistä. Halutessani voin jakaa dokumentit myös muiden käyttöön. Tämä ei ole unta, vaan juuri tällainen ratkaisu on toteutettu jo kymmenille tuhansille käyttäjille, Kosilan johtaja Juha Erkkilä kertoo M-Filesin eduista.

Yhtiöittäminen tuo tullessaan huomattavasti enemmän hallinnoitavia dokumentteja sekä lakisääteisiä vaatimuksia hallinnon järjestämisestä ja siihen liittyvien asiakirjojen hoidosta. M-Files on erinomainen tapa hallita juuri tällaisia laajoja kokonaisuuksia.

– Sen yhteyteen voidaan rakentaa joustavasti erilaisia toimintoja, kuten oma sovellus hallituksen kokousten hallintaan, Erkkilä kertoo mahdollisuuksista.

ENTÄ JOS TEIDÄNKIN KUNNASSA VOISI YHDEN SIVUSTON KAUTTA…

  • hakea lapselle päivähoitopaikkaa, saada sähköpostilla ilmoituksen paikasta ja ottaa sen vastaan.
  • varata sählyvuoron lähikoulun urheilusaliin, maksaa tilavarauksen ja saada viestillä ulko-oven avaavan pin-koodin.
  • tilata kunnan sähköisen uutiskirjeen, josta pääsee suoraan antamaan palautetta suunnitteilla olevasta kaavasta.
  • ilmoittaa vesimittarin lukeman, joka menee suoraan tiedoksi laskutukseen.
  • tutustua kunnan myytäviin tai vuokrattaviin kiinteistöihin ja varata esittelyn.
  • ostaa kunnan tuotteita, kuten käytöstä poistettuja huonekaluja tai brändituotteita.
  • varata kunnan asiantuntijoiden palveluita.
  • varata kunnantalon neuvotteluhuoneen yhdistyksen kokoustilaksi.

KOSILAN SÄHKÖISET RATKAISUT:

  • Kokous- ja liikuntatilojen varauspalvelu
  • Kokoustyökalu (sähköinen allekirjoitus ja dokumentinhallinta myös mobiilissa)
  • Tapahtuma- ja kurssikalenteri (ilmoittautuminen ja verkkomaksaminen mukana)
  • Yksi yhteinen dokumentinhallintajärjestelmä (toimii myös mobiilissa, jaettavat käyttöoikeudet)
  • Matkailupalveluiden yhteinen verkkokauppa ja varaustyökalu
  • Oppilaitosten sivustot verkkokaupalla ja varauspalveluilla
  • Toimiva intranet ja extranet (sisäinen ja ulkoinen viestintä)
  • Uutiskirje, johon on yhdistetty kysely tai palautteenanto
  • Yritys- ja yhdistysrekisteri
  • Kulunvalvonta
  • Ostolaskujen hallinta
  • Lupapalvelut